Chargé de coordination logistique et d'usages des locaux - 80%

I- Gestion et suivi des locaux associatifs (usages et mises à disposition)

- Assoir et optimiser l’accompagnement matériels et logistiques pour les associations à travers le prêt de locaux d’activités (réunions, pratiques…)

- Gérer et coordonner les mises à disposition annuelles et ponctuelles de locaux pour l’organisation des activités régulières des associations :

• Coordonner et suivre les plannings de réservation de salles, en incluant les usages services municipaux, partenaires publics et privés,
• Assurer la rédaction des conventions et leurs signatures, ainsi que la remise de clé aux usagers,
• Faire le lien avec les services techniques sur la planification, besoins et entretiens,
• Suivre et coordonner les besoins liés au matériels et salles mis à disposition en appui de l’interservices,
• Facturation pour les locations de salles, en lien avec le service Finances,
• Veiller au suivi des moyens mis à disposition.

- Vérifier les bons usages des utilisateurs in situ pour les équipements sportifs et salles communales mis à disposition des associations.

- Synthétiser et rendre compte des besoins, évolutions, aménagements nécessaires dans l’usage des locaux communaux en lien avec la cheffe de service et le responsable vie associative.

II -Gestion des locations de salles (particuliers, syndics, établissements scolaires)

- Gérer et coordonner les locations annuelles et ponctuelles de locaux pour particuliers, syndics, établissements scolaires :

• Coordonner et suivre les plannings de réservation de salles, en lien avec les réservations associatives,
• Assurer la rédaction des conventions et leurs signatures, ainsi que la remise de clé aux usagers,
• Assurer le suivi des encaissements locations de salle, en lien avec le service finances,
• Vérifier les bons usages des utilisateurs in situ, en particulier pour la salle Fêtes familiales, avec état des lieux entrée et sortie.

- Assurer le suivi comptable et technique lié aux activités exercées :

• Suivre les encaissements de locations de salle (particuliers, syndics, associations) en lien avec le service finances,
• Informer et suivre l’accompagnement logistique de l’usage des salles en lien avec les services techniques (ménage, entretien, réparation…),
• Synthétiser et rendre compte des besoins, évolutions, aménagements nécessaires dans l’usage des locaux communaux en lien avec la cheffe de service et le responsable vie associative.

- Assurer l’accueil téléphonique et physique au service.

III - Appui aux missions du service

- Aider à la coordination des mises à disposition matériels selon les demandes communales et associatives, en lien le responsable évènementiel.

- Co-organisation et soutien logistique lors des animations et des manifestations communales, en lien avec les responsables de projets culturels et évènementiel :

• Aider au suivi administratif (conventions, arrêtés, courriers…) et logistique,
• Mettre en œuvre les manifestations et assurer le bon déroulement des évènements en coordination des équipes mobilisées.

- Assurer les permanences administratives et d’accueil usagers du service

• Qualités relationnelles et rédactionnelles
• Sens du service public et de l’accueil
• Disponibilité
• Polyvalence et sens de l’adaptation
• Rigueur et réactivité
• Maitrise des outils informatiques
• Compétences logistiques et techniques

• Contraintes du poste :
• Présence ponctuelle en soirée et week-end, pics d’activités liés à l’organisation des manifestations
• Travail en extérieur et sur l’espace public lors des manifestations
• Polyvalence occasionnelle sur l’ensemble des missions du service

Candidature à envoyer par mail (CV et lettre de motivation obligatoire) : recrutement@latronche.fr

Poste à pouvoir : janvier 2027